沪体办〔2021〕16号

局机关各处室：

为贯彻落实国家档案局《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号），根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理细则》（DA/T22-2015）、《上海市归档文件整理操作细则》（沪档〔2018〕16号），结合局机关实际，现就进一步规范归档文件整理，提出如下要求：

一、形成与收集

（一）文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。归档文件材料应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整。归档文件材料应当为原件。

（二）各处室应当确定专人负责对本部门文件材料的收集、整理和保管，按规定做好年度文件材料的归档和移交局机关档案室的工作。下列文件材料应当纳入收集范围：

1．各处室履行职责过程中应当按照有关程序和要求形成归档文件材料；

2．日常公务活动中形成的归档文件材料；

3．设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料；

4．机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；

5．向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。

（三）文书档案的收集范围按照《上海市体育局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表（2019年版）》（沪体办〔2019〕255号）规定执行。归档文件材料要应归尽归，应收尽收，确保档案全宗的完整性。

（四）会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合《会计档案管理办法》、《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》规定。照片档案的收集范围应当符合《照片档案管理规范》（GB/T11821）和《数码照片归档与管理规范》（DA/T50）规定。其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。

二、纸质文件的整理预归档

档案整理应当遵循文件的形成规律，保持文件间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，逐步推进卷件融合管理。文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件（张）等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理。整理方法分别按照相应要求执行。

（一）组件

归档文件以件为基本单位进行整理，一般以单份文件为一件。

1．正文与附件为一件（正文在前，附件在后）。

2．文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件（正本在前，定稿、历次修改稿在后）。

3．正本与翻译本为一件（不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后）。

4．中文本与外文本为一件（中文本在前，外文本在后）。

以上4种情况，凡文件数量过多或太厚不易装订的，可分开组件。如：正文为一件，一个附件为一件；正本为一件，定稿为一件，一次修改稿为一件等。

5．转发文与被转发文为一件（转发文在前，被转发文在后）。

6．原件与复制件为一件（原件在前，复制件在后）。

7．报表、名册、图册等，归档前已自然成册（本）的，一册（本）为一件；作为附件时，可与正文一起为一件。

8．简报、周报、信息摘报、工作动态等，一般一期为一件（按时间先后排序）。

9．一次会议纪要为一件。一次会议记录可为一件。会议文件材料归档前已自然成本（册）且装订符合保管要求的，可一本（册）为一件。

10．来文与复文（如请示与批复、报告与批示、函与复函等）各为一件。

11．有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件（收文文件处理单在前，收文在后；发文正本在前，发文稿纸和定稿在后）。

（二）分类

根据局机关实际，采用“年度—保管期限—机构 ”的方法进行三级分类。

年度—保管期限—机构：先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，每个保管期限下再按机构分类，例如：

2016年 永 久 …… 办公室、竞赛处、群体处等

30年 …… 办公室、竞赛处、群体处等

10年 …… 办公室、竞赛处、群体处等

2017年 永 久 …… 办公室、竞赛处、群体处等

30年 …… 办公室、竞赛处、群体处等

10年 …… 办公室、竞赛处、群体处等

1．按年度分类：将文件按形成年度进行分类，一个年度设一类，归类时一般以文件签发日期为准。形成年度与内容所指年度不一致的，如跨年度的计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进及法规性文件等，按文件签发日期归类。跨年度会议的文件、跨年度办理的文件等，一般归入办结年度，但时间跨度大、文件材料多、不及时归档影响文件齐全完整的，也可按文件形成年度分别归类。未标注日期的文件，应尽量考证其形成年度；确无法考证的，按其归档年度归类，并在备注项加以说明。

2．按机构分类：将文件按形成或承办机构分类，一个机构设一类，类目按本单位机构序列表或常规顺序排列。涉及多个机构形成的归档文件，归入主办机构。临时机构一般单独设置类目，但与常设机构合署办公的，形成的文件可归入常设机构类目。

    3．按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类，一种保管期限设一类。同一事由的归档文件，保管期限不同的不应归入同一类。

（三）排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

1．同一事由的归档文件按文件形成时间的先后顺序集中排列。

2．不同事由的归档文件，一般按事由办结时间的先后顺序排列。

3．会议文件、统计报表、简报刊物等成套性文件材料可分别集中排列。

（四）编页

1．纸质归档文件以件为单位编制页码，不同的件之间页码不连续编制。

2．页码应逐页编制，不漏号，不重号。一面有效图文页面为一页，空白页不编页码。折叠的归档文件按未折叠时的有效图文页面进行编页。

3．页码一般标注在文件正面右上角、背面左上角的空白位置。

4．纸质归档文件的原有页码与拟编制页码整体完全一致的，可保持原有页码不变，不再重复编页。

（五）归档章

1．归档文件应在首页空白处加盖归档章并填写相关内容。一般盖在上端居中位置，横式文件可盖在右侧居中位置。归档章不应叠压页面图文。

2．归档章一般采用红色印泥或黑色油墨盖制，填写归档章项目的字迹材料应符合档案保护要求。

3．归档章项目为全宗号、年度、件号（件号由局办公室统一编排，各处室无需填写）、机构（问题）、保管期限、页数。归档章尺寸样式、填写项目和项目位置不可擅自更改。（下图为归档章式样）

（六）编目（归档文件交接目录）

1．归档文件交接目录设置序号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。其中序号、责任者、题名、日期、页数为必填项；文号、密级为条件必填项，备注为选填项。

（1）序号：归档文件顺序号，每册目录从“ 1 ”起填。

（2）文号：文件的发文字号，一般由机关代字、年度、发文顺序号组成，应照实抄录。没有文号的不填写。

（3）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，应填写全称或通用简称。

（4）题名：文件标题。一般应照实抄录，无标题、标题不规范、不能反映主要内容、不便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容以方括号“ [ ] ”括入。

（5）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法，采用 8位阿拉伯数字填写，如“20180101”。月、日无法考证的用零补足，如“20180000”。

（6）密级：依据文件实际标注情况，填写汉字或汉语拼音代码，如“机密”或“ JM ”。文件明确标注保密期限的应同时填写保密期限，如“机密1年”或“ JM 1年”。对升密、降密、解密的文件，应填写新的密级。没有密级的不填写。

（7）页数：每一件归档文件的页面总数，与编页情况保持一致，用阿拉伯数字填写。

（8）备注：注释文件需说明的情况，包括开放等级、缺损、修改、补充、移出、销毁及与其他文件关联情况等。

2．归档文件目录推荐由应用系统生成或使用电子表格进行编制，目录表格采用国际标准 A4（297mm×210mm）幅面，横向设置。

3．局机关的全部档案应当集中、统一管理，局办公室归口管理局机关全部档案。机关档案经各处室整理完毕后，应当在下一年4月底前向局办公室归档；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。归档时间有特殊规定的，从其规定。归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。任何部门和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限从其专门规定。

    特此通知。

 

 

    上海市体育局办公室

2021年2月23日